Voorkom zinloos vergaderen

Er zijn te veel vergaderingen zonder resultaat. Je stopt tijd en energie in een overleg en als er dan niets uitkomt, dan is dat zonde van ieders tijd.Vergaderingen hebben geen zin als ze niet leiden tot besluiten, als er geen nieuwe ideeën ontstaan, als er geen nieuwe informatie te delen is en als er deelnemers bij de vergadering aanwezig zijn die er feitelijk niets hebben te zoeken.

Zorg dat iedere vergadering effectiever is door:

  • Benoem het doel van de vergadering en thema’s die aan bod komen.
  • Zorg voor een agenda, zodat iedereen zich kan voorbereiden en hou je daar ook aan.
  • Start en stop op tijd.
  • Bij een grotere groep benoem je een notulist en iemand die de tijd bewaakt.
  • Ga niet naar een overleg waar je geen waarde toevoegt.
  • Plan onderwerpen waarbij niet iedereen uit het team aanwezig hoeft te zijn aan het einde, zodat diegene weer aan het werk kunnen.
  • Je hoeft als leidinggevende niet altijd zelf de voorzitter van het overleg te zijn. Zorg dat je vervangbaar bent.

Naast effectiever vergaderen is het ook belangrijk om vergaderingen leuker en boeiender te maken om zo medewerkers betrokken te houden bij hun werk en de samenwerking tussen teams te verbeteren. Om je vergaderingen zowel leuk als productief te houden, is het belangrijk om teambuilding en interactie te combineren in een overleg. Hierbij enkele praktische tips:

  1. Openheid en vertrouwen: zorg voor een veilige omgevingen, moedig iedereen aan om vrijuit ideeën te delen en feedback te geven, zonder onderbrekingen. Dit bevordert vertrouwen en creativiteit.
  2. Zet humor in: Zet humor in, door grappige anekdotes of verhalen te delen, wat de betrokkenheid verhoogt en sfeer ten goede komt.
  3. Stimuleer samenwerking: Laat mensen samenwerken aan het realiseren van doelen. Dit bouwt relaties op en verbetert hun probleemoplossend vermogen.
  4. Geef complimenten en beloon je team: Het erkennen van prestaties zowel individueel als het team, bevordert de motivatie en teamwork.

Pas deze tips toe in het volgende overleg of vergadering, zodat je een plezierige en productieve omgeving creëert waarin iedereen zich gehoord en gewaardeerd voelt.

Winkelwagen
Ontdek, leer en groei

Claim hier jouw gratis whitepaper!

Verkrijg hier jouw exclusieve whitepaper over situationeel leiderschap.